La precisión y el orden son dos valores fundamentales. Así como las circulares, facturas, órdenes de compra, contratos son fundamentales. Eso debe mantenerse de la manera correcta. Por un lado, para ser producido en caso de necesidad. Por otro lado, porque representan un conjunto invaluable de información para el cuerpo o la empresa.
¿Cómo organizar documentos en la oficina?. Cómo podemos hacer que el material oficina archivo, los contratos y las órdenes de compra no se conviertan en un caos en el que es imposible salir?. Las soluciones están ahí y requieren la adopción de prácticas compartidas por todos.
TIEMPO DE GUARDAR DOCUMENTOS
¿De dónde vino la necesidad de organizar adecuadamente los documentos en la oficina? Como seguramente sabrá ( si no fuera así, aquí hay una primera información útil ), el guardar documentos proporciona diferentes períodos de tiempo, que varían según el tipo de documentos de los que estamos hablando.
Se debe especificar un concepto: todos los documentos tienen un tiempo de retención definido por su función y por el ley; su conservación para los tiempos indicados, por lo tanto, no es opcional sino absolutamente obligatorio. Sin embargo, para hacer la idea, puede dar algunos ejemplos sobre los tipos de documentos y sus tiempos de retención:
- Facturas y registros contables: se conservarán durante diez años;
- Recibos de pagos de impuestos: se mantendrán durante cinco años;
- Parcelas profesionales: para guardar durante tres años.
CUANTOS ARCHIVOS?
La organización de documentos ( más que correcta ) en la oficina debe prever la creación de tres archivos o mejor para decir la definición de tres fases de la vida del documento y las fases de archivo consecuentes:
| Archivo actual | El conjunto de todos los documentos necesarios para el manejo de los asuntos actuales. |
| Archivo de depósito | El conjunto de documentos ya no es necesario para el manejo de los asuntos actuales, pero que deben mantenerse de conformidad con las disposiciones de la legislación de referencia para cada tipo específico de documento. |
| Archivo histórico | El conjunto de documentos que, habiendo agotado completamente su función, deben mantenerse, siempre de acuerdo con las disposiciones de la legislación, por su valor cultural. |
Descarga de documentos
Una vez que los plazos de retención obligatorios han expirado, los documentos pueden descartarse. Es una buena práctica prever la adopción de una máxima de residuos obligatoria (, entre otras cosas, en la administración pública ).
ELIGE EL CRITERIO DE ALMACENAMIENTO
El primer punto desde el que debemos comenzar es este: ¿cuál es el relación en la base de la organización de documentos en la oficina? ¿Cuál es el criterio que se utilizará para garantizar que estos documentos estén siempre disponibles?
Desde este punto de vista, es útil tener un interno titular de la clasificación. Que define la Dirección General de Archivos como:
Simplificando, es el título de clasificación el que indica qué documentos deben colocarse lógicamente en una categoría determinada.
Precisamente por esta razón, es bueno que el titular de la clasificación se comparta con todos los recursos que, indirectamente o no, se ocupan de la organización de documentos en la oficina.
ARCHIVO DE DOCUMENTOS COMERCIALES EN PAPEL
Ya sea para un archivo actual o un repositorio, hay tres mejores prácticas simples pero útiles a seguir para organizar documentos:
- Inserte los documentos en los archivos. Uno de los grandes problemas encontrados en las oficinas es el hecho de que los documentos entre ellos no están ordenados. De hecho, los documentos homogéneos deben seleccionarse entre sí y reunirse en archivos. Los archivos deben gestionarse de acuerdo con una nomenclatura precisa. Por ejemplo, toda la documentación relacionada con un empleado podría recopilarse en el archivo renombrado Archivo del personal: Mario Rossi.
- Organice archivos en orden alfabético / numérico. Una vez creados, los archivos no deben dejarse solos, sino catalogarse y ordenarse adecuadamente, por ejemplo, utilizando un criterio alfabético o numérico. Por ejemplo, los archivos de personal se pueden recopilar en carpetas ordenadas alfabéticamente: por lo tanto, toda la documentación relacionada con Mario Rossi se recopilaría en la carpeta Archivos de personal: R.
- Divide las carpetas por año. Finalmente, las carpetas se pueden asignar en grandes clasificadores divididos por año, para facilitar la búsqueda de los documentos relativos.
Tanto las carpetas como los clasificadores necesitan espacios físicos en los que se asignarán: armarios para el primero y depósitos con estantes para el segundo.
Gestión de archivos en papel.
Como puede adivinar, la organización y conservación de documentos en papel puede ser una actividad muy costosa, especialmente dentro de empresas medianas / grandes, quienes, por lo tanto, tienen que producir una gran misa documental.
De esta manera, la empresa puede aprovechar la ayuda de profesionales del sector tanto para la organización de documentos en la oficina como para su conservación por ley.
ARCHIVO DE DOCUMENTOS DIGITALES
Cuando se trata de documentos digitales, el concepto no cambia: todavía se trata de crear contenedores “ ” en varios niveles, desde los más específicos hasta los más generales. Excepto que los contenedores “ ” se convierten en carpetas, como los creados en una PC normal. Por ejemplo:
- Facturas enero de 2019;
- Facturas 2019;
- Facturas 2010-2010.
Y también hay otra diferencia muy importante: en el campo digital, es posible recurrir a la ayuda de programas específicos.
SOFTWARE DE ARCHIVO DE DOCUMENTOS
- Un producto completo, flexible y personalizable que garantiza un almacenamiento perfecto.
- La solución que se adoptará para gestionar documentos comerciales no estructurados ( es decir, no se puede rastrear a una categoría específica ).
Retención de documentos digitales.
Existe, con respecto a la conservación de documentos en el entorno digital, una última pregunta que debe abordarse. Porque no se trata solo de “ poner documentos en una carpeta ” sino también de asegurarse de que la disponibilidad y, sobre todo, la integridad de estos documentos estén garantizados.