Después de haber acumulado varios años de experiencia en el mundo de las aplicaciones de gestión, por fin ha llegado el momento de sentarme en una mesa a hacer unas reflexiones.
Todavía me sorprende cómo hoy, en 2016, me encuentro a menudo con empresas -y hablo de empresas estructuradas y consolidadas en su sector que aún no han adoptado un sistema de gestión integrado, acabando gestionando un total bagaje fragmentado de información. Si hago una estadística entre las empresas que recurren a nuestra consultoría, el sistema de gestión (si queremos llamarlo así) más extendido que he encontrado es la mítica hoja de Excel.
Debo decir que he encontrado empresas que han logrado construir hojas Mega Excel que se pierden con solo mirarlas, pero que se convierten en una herramienta extraordinariamente funcional para la empresa.
Sí, pero seguimos hablando de una hoja de Excel: esto quiere decir que la información no está estructurada ni compartida. Replicación de mucha información en la empresa, pérdida de tiempo y gran riesgo de error: Excel no fue construido para atender procesos complejos, pues no es más que una página que contiene datos para ser molidos.
Ciertamente es una herramienta extremadamente poderosa, pero debe ser vista desde el punto de vista de soporte e integración de un buen sistema de gestión, no puede ser vista como un sustituto.
Con este artículo quiero comenzar una serie de publicaciones que pueden ayudarlo a comprender qué ventajas puede obtener su empresa de la introducción de un sistema ERP.
Parto de un punto fundamental, que quizás ya estoy dando por sentado: ¿qué significa ERP?
¿Qué es un ERP?
ERP no es otra cosa que las siglas de:
Enterprise resource planning (literalmente “planificación de recursos empresariales”) es un sistema de gestión, denominado sistema de información en TI , que integra todos los procesos de negocio relevantes de una empresa (ventas, compras, programa de gestión de almacén, contabilidad ). , etc.).
Por tanto, el término identifica una arquitectura de software que, a través de un conjunto de módulos y funciones, permite la gestión integrada de todas las funciones internas de una organización compleja, como producción, compras, ventas, administración, finanzas, recursos humanos, etc.
De una forma aún más sencilla, no es más que un software gestión de proyectos empresarial que permite gestionar todas las actividades y procesos de la empresa, de forma integrada, reuniendo en ella todos los activos de la empresa.
Pero, ¿qué se entiende por integrado? Se entiende que en un solo sistema, y sin repetición de trabajo, se comparte toda la información de cada área de la empresa.
Un poco de historia
Los sistemas ERP llegaron a Italia a principios de los años 90, como respuesta a las necesidades de las grandes empresas que necesitaban una herramienta única para centralizar la información de la empresa y permitir a la alta dirección obtener una visión completa del desempeño de la empresa.
Hasta entonces, incluso las grandes empresas utilizaban diferentes soluciones específicas para la gestión de cada área individual de la empresa, soluciones separadas y sin comunicación que por lo tanto hacían que los activos corporativos estuvieran totalmente fragmentados y con una enorme cantidad de datos redundantes.
Por lo tanto, los ERP representaban la solución ideal: un sistema de información único con funciones considerables y capaz de automatizar todos los procesos de la empresa, una base de datos única que permitiera superar los problemas de dispersión e inconsistencia de datos.
Aunque fue creado para dar respuesta a las necesidades de las grandes empresas, hoy en día ya no es un sistema de nicho sino que se ha convertido en una herramienta imprescindible incluso para las medianas y pequeñas empresas, imprescindible para la supervivencia de la propia empresa.
¿Por qué implementar un ERP?
Con la introducción de un sistema ERP integrado, la empresa puede aumentar su productividad, reduciendo los costos operativos como resultado de una gestión operativa más eficiente. Información oportuna disponible para decisiones más inmediatas. La investigación de IDC
( grupo líder mundial especializado en investigación y análisis de mercado, servicios de consultoría y organización de eventos en el campo de las tecnologías TIC y la innovación digital) muestra las mayores ventajas que la empresa puede obtener, en términos de productividad, gracias a la ayuda de un sistema ERP. De todos modos, permítanme resumir las 10 razones por las que su empresa debería invertir en un buen sistema ERP lo antes posible.
1. Integración
Cuando se trata de ERP, la primera palabra que viene a la mente es esta.
La integración entre las diferentes áreas te permite tener una visión completa y actualizada de las diferentes áreas de análisis en todo momento. La integración entre los departamentos permite una gestión centralizada y oportuna de la información de clientes, pedidos y tendencias financieras o de la empresa y más.
2. Unicidad de la base de datos
El efecto de la integración es también la base de datos única. Los datos maestros de un cliente o un artículo se introducen en un único contenedor, e incorpora la información de las distintas áreas.
Trivialmente, un artículo contendrá información sobre:
- Quién se encarga del ciclo activo (listas de precios de venta, fichas técnicas de venta, datos de venta de clientes…)
- Información relativa a quienes se ocupan del ciclo pasivo (precios de compra, proveedores, tiempos de aprovisionamiento…)
- Información relativa a quien lleva las cuentas (cuenta de costes, cuenta de ingresos, tipo de IVA…)
- Información relativa a quienes se ocupan del almacén (área de almacenaje, unidad de medida, pesos…)
- Información sobre quién está a cargo del control de gestión (centro de beneficio, centro de costo…)
Por lo tanto, no hay redundancia de datos, el código del artículo está presente una sola vez, en un solo contenedor, no hay problemas de sincronización, los datos están disponibles y cualquier actualización de datos es recibida inmediatamente por todas las áreas. Solo piense en un cliente que cambia su teléfono o dirección de correo electrónico: en su empresa, ¿cuántos archivos contienen estos datos?
3. Una interfaz para todos los usuarios
Todas las áreas de la empresa acceden al mismo software y utilizan la misma interfaz.
Aunque con distintas funciones según el departamento al que pertenezcan, los ERP suelen utilizar la misma interfaz.
Es como si todos los usuarios del sistema hablaran el mismo idioma.
4. Información cierta, fidedigna, actualizada y relacionada
La suma de los puntos anteriores da como resultado la confiabilidad de la información.
Un sistema ERP reúne todos los datos y proporciona una vista panorámica de toda la información en tiempo real disponible en cualquier lugar y en cualquier momento para ayudarlo a tomar las decisiones correctas.
5. Numerosas características
La mayoría de los ERP en el mercado actual están equipados con una amplia gama de características para abarcar todos los procesos de la empresa y permitir la máxima integración. Intentamos minimizar la necesidad de integraciones de software para asesorías externo.
Las casas de software saben lo que necesitan las empresas y dotan al ERP de numerosas funciones para simplificar cada pequeña operación. Puede encontrar ERP dedicados a sectores industriales específicos y, por lo tanto, con un marcado desarrollo de funciones específicas, y software que se puede utilizar en diferentes escenarios gracias a una amplia posibilidad de configuración.
6. Modularidad y extensibilidad
Precisamente en vista de la inmensidad de las funciones presentes, los sistemas ERP se empaquetan en paquetes modulares. La empresa puede adquirir inicialmente los paquetes indispensables para iniciar la gestión y posteriormente ampliar las funciones adicionales suministradas.
7. Ampliación del conocimiento de la empresa
Los sistemas ERP guían a la empresa en la configuración de sus procesos al proporcionar un modelo de proceso de gestión preconfigurado.
Los sistemas ERP generalmente se diseñan sobre la base de flujos operativos adoptados por empresas establecidas, lo que dicta lo que se puede definir como las mejores prácticas para administrar las actividades de la empresa. Por lo tanto, la implementación de ERP en la empresa también suele ser un buen momento para la revisión interna de los procesos.
8. Personalización limitada
Los sistemas ERP, precisamente gracias a las numerosas funciones presentes en el estándar ya las amplias posibilidades de configuración disponibles para poder adaptar el producto a la empresa, minimizan la necesidad de desarrollar personalizaciones en el software. Esto garantiza a la empresa actualizaciones más oportunas, sin costos de mantenimiento adicionales y sin dependencia de un proveedor específico o incluso de una persona específica.
9. Control de gestión
Una de las principales ventajas de adoptar un ERP es el control de gestión, o la contabilidad analítica, si lo prefiere. Los sistemas ERP permiten generar la base de información útil para obtener toda la información necesaria para la construcción del control de gestión.
El sistema, INTEGRADO como hemos dicho, debe permitir a la empresa obtener los resultados de la gestión sin coste alguno, es decir, de forma automática, transparente e inmediata para los usuarios.
10. Proveedor único
Como conclusión de las ventajas del Erp, no debes subestimar la de tener un único proveedor del sistema para la gestión de tus activos corporativos. El proveedor de software, muchas veces gracias a la experiencia adquirida, se convierte en consultor y puede recomendar las mejores estrategias para la gestión de la información; abarcando toda la gestión de su empresa, también es capaz de evaluar el impacto que la gestión de un pequeño dato puede tener en todos los procesos de su empresa.
Este es el último punto, pero en mi opinión es el primero de importancia: Llevo casi 20 años involucrado en la implementación de sistemas de gestión en las empresas y les puedo asegurar que, independientemente de la solución de software seleccionada por la empresa, la elección del proveedor adecuado en el que confiar puede marcar la verdadera diferencia entre una implementación exitosa o no.
En definitiva, mejorar la gestión de tu empresa es sencillo. Si no sabes por dónde empezar, empieza aquí.