A nadie le gusta cambiar la forma en que gestiona su negocio si la rutina diaria parece funcionar. Durante años, muchas pequeñas empresas han sorteado la administración combinando hojas de cálculo, plantillas en Word y programas informáticos antiguos. Además, los sucesivos ajustes en los calendarios oficiales han alimentado una falsa sensación de tranquilidad. Al haberse aplazado en alguna ocasión las fechas límite, da la impresión de que siempre hay tiempo de sobra.
Sin embargo, el margen de maniobra se agota. Muchas PYMES ya han actualizado su software de facturación, pero otras continúan utilizando programas obsoletos que no están preparados para las nuevas exigencias. Cuando un cambio tecnológico se deja para el final, cualquier incidencia o fallo técnico puede convertirse en un problema.
¿Cuándo entrarán en vigor los nuevos cambios?
Para organizar un calendario de trabajo realista, conviene tener muy claras las fechas de aplicación de las dos grandes normativas que transforman la facturación.
El marco legal que desarrolla el reglamento de VeriFactu entrará en vigor el 1 de enero de 2027 para las empresas que tributan por el Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para los trabajadores autónomos. A partir de esta fecha, será obligatorio usar un software homologado que garantice la integridad, trazabilidad y conservación de los registros de facturación.
Por otro lado, la regulación del entorno B2B busca extender el uso del documento digital en las operaciones entre empresas y profesionales. Tras la aprobación del borrador reglamentario de la Ley Crea y Crece entrada en vigor de forma progresiva estará marcada por la publicación definitiva de la Orden Ministerial. A partir de esa fecha, las empresas que facturen más de 8 millones de euros dispondrán de doce meses para emitir factura electrónica estructurada, mientras que el resto de PYMES y autónomos contarán con un margen de dos años para cumplir la norma.
¿Por qué seguimos posponiendo los cambios tecnológicos?
Cambiar una herramienta que utilizas todos los días nunca resulta fácil. En pequeñas empresas con recursos limitados y el tiempo volcado en atender clientes, vender o gestionar proveedores, cualquier tarea administrativa que no sea urgente pasa al final de la lista.
A esto se suma una idea bastante habitual: “mi sistema actual funciona”. Y probablemente sea cierto. El problema es que funcionar para las necesidades de hoy no significa necesariamente estar preparado para las de mañana.
Por eso algunas empresas retrasan la decisión todo lo posible. El riesgo de esta postura es quedarse sin margen de respuesta cuando las fechas del calendario se cumplen de forma definitiva.
Los riesgos de una implementación apresurada
Esperar hasta las últimas semanas puede parecer una forma de ganar tiempo, pero en la práctica no es lo más prudente. Una migración apresurada aumenta el riesgo de cometer errores: fallos en la configuración de los datos fiscales, imprecisiones en los tipos de IVA o desajustes en las series de facturación pueden paralizar los cobros o provocar requerimientos por parte de la Agencia Tributaria.
También puede ocurrir que el equipo tenga que aprender a utilizar el nuevo sistema mientras sigue atendiendo el trabajo habitual. Una presión elevada en la plantilla aumenta el descontento y la posibilidad de cometer un descuido.
Cambiar el sistema de facturación también requiere planificación
Abordar el cambio tecnológico con tiempo facilita mucho las cosas. Estos son algunos de los pasos que no debes ignorar:
Revisar los procesos internos
Antes de adoptar una nueva herramienta, conviene analizar cómo se factura actualmente en la empresa: quién elabora los documentos, qué canales de envío se utilizan y cómo se registra el cobro de cada operación.
Habla con el proveedor de tu ERP
Si ya utilizas un ERP o programa de facturación, pregunta directamente al proveedor cómo se está preparando para los nuevos requisitos y qué actualizaciones serán necesarias. No des por hecho que una herramienta antigua quedará adaptada automáticamente.
Comprueba la adaptación antes de implantarla
No basta con que el proveedor te asegure que el software cumple. Conviene probar cómo funciona en situaciones reales: emisión de facturas, rectificaciones, conservación de registros o gestión de la información.
Forma al equipo
Incluso el mejor software de facturación puede ser una fuente de problemas si nadie sabe usarlo. Una breve formación antes de que llegue el cambio permite resolver dudas y detectar fallos sin la presión de una fecha límite.
Contasimple: una solución ágil para adaptarse a tiempo
Frente a los ERPs tradicionales, que suelen requerir procesos de implantación largos y configuraciones complejas, existen alternativas pensadas para simplificar este salto tecnológico.
Contasimple plantea una alternativa más accesible, con una interfaz sencilla y una curva de aprendizaje reducida. La plataforma permite gestionar toda la facturación de la empresa desde una única plataforma en la nube.
Además, la herramienta está diseñada para responder a los requisitos de VeriFactu y de la Ley Crea y Crece, por ejemplo, genera automáticamente facturas en formato estructurado Facturae e incluye los códigos QR oficiales.
¿Tu negocio está preparado para cumplir con la nueva normativa? No esperes a que llegue la fecha límite. Recuerda que cuando los cambios se planifican con tiempo, todo resulta mucho más sencillo.
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